บางครั้งเราก็อยากที่จะปรับอะไรบ้างอย่างใน Gmail ให้เหมาะกับตัวเราเอง ถ้าเปลียบเทียบกับเมื่อก่อนแล้ว Google ได้พัฒนา Gmail มาไกลมากกว่าที่เราคิด ไว้ว่าจะเป็นการเลือกธีมสีสวยๆ การปรับแต่งจัดวางพื้นที่ต่างๆตามที่เราต้องการ แก้ไข การแจ้งเตือนวันหยุดหรืออย่างอื่น เช่นการประชุมออนไลน์ หรือการแก้งานเราก็สามารถทำได้ทั้งนั้น ซึ่งการปรับแต่งหรือใช้งานจะขึ้นอยู่กับความชำนาญของแต่ละบุคคล
การเข้าถึงการตั้งค่าเมล
1. คลิกที่ไอคอนรูปเฟืองที่มุมบนขวาของหน้าแล้วเลือกการตั้งค่า
2. จากที่นี่คุณสามารถคลิกหมวดหมู่ใดก็ได้ที่ด้านบนเพื่อแก้ไขการตั้งค่าที่ต้องการ
การนำเข้าอีเมลและที่อยู่ติดต่อ
พูดตามความจริงปกติคนไทยเราก็ไม่ค่อยติดต่อกันผ่าน Gmail อยู่แล้ว แต่จะไปให้ความสนใจก็ช่วงที่ต้องทำงานส่งอาจารย์ หรืออยู่ในช่วงวัยทำงาน Gmai จึงเป็นอะไรที่สำคัญอย่างมาก แต่สำหรับใครที่ไม่เคยมี บัญชีมาก่อนและต้องติดต่อ หรือส่งงานขึ้นมาข้างล่างนี้เป็นขั้นตอนในการเพิ่มรายชื่อติดต่อจากบัญชีอีเมลอื่น พร้อมกับวิธีการส่งข้อความแบบง่ายๆ รองรับผู้ให้บริการอีเมลปลายทางที่หลากหลายตั้งแต่ Yahoo! , Hotmailและ AOL
1. คลิกที่ไอคอนรูปเฟืองที่มุมขวาบนของหน้าแล้วเลือกการตั้งค่า
2. ไปที่บัญชีและคลิกเพิ่มบัญชีอีเมล จากนั้นคุณสามารถทำตามคำแนะนำบนหน้าจอเพื่อนำเข้าข้อความจดหมายได้เลย
วิธีการออกจากระบบ Gmail
เปิดหน้าแท็บ Google ตรงที่มุมขวาด้านบนของหน้า ให้ค้นหาวงกลมที่มีชื่อย่อของคุณอยู่ (สำหรับใครที่มีรูปประจำตัวก็จะเห็นเป็นรูปวงกลมเล็กๆตรงมุมขวาด้านบนนั้น) วิธีออกจากระบบคือ ให้เรานำเมาส์ไปคลิกวงกลมและเลือก (sign out )ออกจากระบบ เท่านี้ก็เป็นอันเสร็จสิ้น
คุณลักษณะของ Gmail
Gmail นำเสนอคุณลักษณะที่มีประโยชน์มากมายเพื่อให้การใช้งานอีเมลของคุณสะดวกสบาย เป็นเครื่องมือที่สำคัญอย่างมากในการใช้ชีวิตในปัจจุบัน เนื่องจากเป็นระบบออนไลน์ เราไม่จำเป็นต้องพกแฟ้มเอกสารหนาๆ ติดตัวไปไหนด้วยได้ตลอดเวลา แต่เราสามารถพกโทรศัพท์ได้ เรียกได้ว่า Gmail เข้ามาทำหน้าที่ผู้ช่วยได้ดีอย่างมาก คุณลักษณะของ Gmai มีทั้งหมดดังนี้
การกรองสแปม สแปมเป็นอีกชื่อหนึ่งของอีเมลขยะ Gmail ใช้เทคโนโลยีขั้นสูงเพื่อป้องกันสแปมจากกล่องจดหมายของคุณ สแปมส่วนใหญ่จะถูกส่งไปยังโฟลเดอร์สแปมที่แยกจากกันกับกล่องข้อความปกติโดยอัตโนมัติและหลังจาก 30 วันระบบจะลบออกให้เราทันที สาเหตุที่ไม่ลบทันทีนั้นก็เพราะว่าเผื่อความผิดพลาดของระบบ ให้เราเข้ามาตรวจเช็คเนื้อหาข้อความก่อนนั้นเอง
มุมมองการสนทนา การสนทนาทางอีเมลจะไม่เกิดขึ้นเลยถ้าไม่มีการพูดคุยโต้ตอบกัน ทุกครั้งที่คุณส่งอีเมลโต้ตอบกับบุคคลอื่น (หรือกลุ่มที่ทำงาน กลุ่มเพื่อน) ซึ่งบทสนทนาเหล่านั้นมักเกี่ยวกับหัวข้อหรือเหตุการณ์ที่เฉพาะเจาะจง Gmail จะจัดกลุ่มอีเมลเหล่านี้ไว้ด้วยกัน โดยการตั้งค่าเริ่มต้นเริ่มต้นแบบนี้จะช่วยให้กล่องจดหมายของคุณเป็นระเบียบมากขึ้น
แชทบอท Chatbot แทนที่จะส่งอีเมลคุณสามารถส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที โดยการตั้งค่าหรือใช้คุณสมบัติการแชทนั้นเอง เป็นวิธีการเพิ่มความสะดวกสบายได้มากขึ้น
ข้อดีของการใช้ GOOGLE MAIL สำหรับอีเมลธุรกิจ
1. พื้นที่เก็บข้อมูลขนาดใหญ่
ปัจจุบัน Gmail มีพื้นที่สำหรับจัดเก็บข้อมูลให้ฟรีๆ 25Gb ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถจัดเก็บข้อความอีเมลจำนวนมากหรือข้อความที่มีไฟล์ขนาดใหญ่ได้ โดยที่ไม่เสียเงินเลยแม้แต่บาทเดียวนั้นเอง
2. ออนไลน์ได้ทุกที่
สิ่งที่นึกออกทันทีเมื่อพูดถึงประโยชน์ของ Gmail นั้นก็คือ สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต
3. การซิงโครไนซ์กับ Outlook
บัญชีอีเมลธุรกิจ Gmail ของคุณสามารถซิงค์กับ MS Outlook BlackBerry, Android และ iPhoneได้ ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มที่คุ้นเคยเหล่านี้ได้รับการพัฒนาในการรองรับข้อมูลแล้วเรียบร้อย ความสามารถในการตั้งค่า การเข้าถึงโปรแกรมอีเมล จึงสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว
4. จัดเก็บข้อความโต้ตอบแบบทันที (IM) และการประชุมทางวิดีโอ
นอกจากนี้ Gmail จยังผสานรวมคุณลักษณะต่างๆเช่นพื้นที่เก็บข้อมูล IM และการสนทนาทางวิดีโอซึ่งช่วยให้ติดต่อกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานได้ง่ายและบันทึกผลลัพธ์ของการสนทนาเหล่านั้นเพื่อใช้ในอนาคต เราจึงอยากแนะนำสำหรับคนที่ทำธุรกิจอย่างมาก
5. ค้นหาและจัดระเบียบได้ง่าย
นอกจากนี้ยังมีคุณสมบัติต่างๆอีกมากมาย ที่ช่วยให้คุณจัดการอีเมลของคุณให้มีระเบียบ ทำให้หางานที่สำคัญได้ง่ายมากขึ้น ประโยชน์ที่ดีไปกว่านั้นเลยก็คือ คุณสามารถเพิ่มบัญชี Hotmail และ Yahoo ลงในบัญชี Gmail ของคุณเพื่อ จัดการอีเมลทั้งหมดของคุณได้ภายในบัญชีเดียว
6. ความปลอดภัยของข้อมูล
บัญชี Gmail ได้รับการสำรองข้อมูลบนแพลตฟอร์ม Google ซึ่งรับประกันการให้บริการและระยะเวลาการทำงาน คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณผ่านการเชื่อมต่อที่เข้ารหัส SSL ที่ปลอดภัยดังนั้นจึงไม่มีใครสามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณได้ เรียกว่าใครจะเข้ามาต้องข้ามศพพี่ก่อน
