Microsoft Outlook เป็นอีกหนึ่งแบรนด์ที่หลายคนนั้นรู้กจักกันเป็นอย่างดี เนื่องจากระบบ windows ที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ PC หลายๆเครื่องนั้นถูกพัฒนาโปรแกรมมาจาก Microsoft นั้นเอง ถ้าเราสังเกตดีๆ ตามบริษัทหรือคนทำงานทั่วไปก็มักจะนิยมการใช้งานคอมพิวเตอร์เป็นหลัก แน่นอนว่าตัว Microsoft ที่พัฒนาตัวเองอยู่ตลอดเวลามักจะมาพร้อมกับลูกเล่นที่แปลกใหม่ให้เราได้ลองเล่นอยู่เสมอ
Microsoft Outlook เป็นมาตรฐานอุตสาหกรรมสำหรับอีเมล ด้านธุรกิจ ปฏิทินและรายชื่อติดต่อด้วยผู้ใช้หลายร้อยล้านคนทั่วโลกที่ใช้ Outlook (ยอดรวมทั่วโลกสำหรับชุด Microsoft Office คือ 1.1 พันล้าน ) มีหลายล้านวิธีที่จะทำให้โปรแกรมทำงานได้เร็วขึ้น มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นทั้งที่เราไม่ต้องทำการอัปเดทอะไรมากมายเลย บทความด้านล่างที่คุณกำลังจะอ่านต่อไปนี้จะช่วยให้คุณ เพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานโปรแกรมแบบมือโปร
จัดระเบียบอีเมลของคุณลงในโฟลเดอร์
ได้เวลาจัดระเบียบอีเมลกันแล้ว แน่นอนว่านี้เป็นเรื่องง่าสำหรับคนอื่น แต่อาจะเป็นเรื่องยากสำหรัยคุณเนื่องจากกล่องจดหมายนั้นมากเกินไปจนแถบจะล้นออกมาแล้ว แต่อย่างไรก็ตามการจัดระเบียบอีเมลของคุณให้เป็นระบบโฟลเดอร์ จะช่วยให้เราสามารถใช้งานง่าย ไม่ต้องเสียเวลาไปกับการค้นหาอีเมลเก่าๆ ที่ปะปนกับอีเมลเก่า นอกจากนี้ระบบโฟลเดอร์ที่ใช้งานง่ายจะกระตุ้นให้ตัวเราเองจัดการกับอีเมลทันทีหลังจากที่ส่งเข้ามา
ใช้ประโยชน์จากเทมเพลต Outlook
หากว่าเป็นพวกที่มีงานบทความเยอะ หรือชอบเขียนเรื่องเดิมซ่ำๆ สิ่งแรกที่เราควรทำคือการบันทึกอีเมลฉบับใดฉบับหนึ่งเป็นเทมเพลตเพื่อป้องกันการเขียนซ่ำหรือสามารถอ้างอิงได้ทันทีเมื่อเราเริ่มเขียนหัสข้อเดิมๆซ่ำอีกครั้ง ขั้นตอนการบันทึกเทมเพลต ไปที่ ไฟล์> บันทึกเป็น…> เทมเพลต Outlookจากนั้นคลิกที่ รายการ> เลือกแบบฟอร์ม…> เทมเพลตผู้ใช้ เท่านี้เราก็จะได้แบบฟอร์มที่บันทึกไว้ล่วงหน้าแล้ว
กำหนดการส่งอีเมล
เชื่อว่าหลายคนนั้นมีธุระที่ต้องทำ แต่เรื่องการส่งอีเมลนั้นก็สำคัญเหมือนกัน แน่นอนว่าเราสามารถเขียนอีเมลวันนี้ แต่ส่งวันอื่นได้นะ โดยมีขั้นตอนดังนี้คือ เขียนอีเมลของคุณจากนั้นไปที่ ตัวเลือก > การจัดส่งล่าช้า> ไม่ต้องจัดส่งก่อนจากนั้นระบุเวลาและวันที่ที่คุณต้องการให้ส่ง เป็นตัวช่วยที่เหมาะมาก ทำให้เรามีเวลาเพิ่มมากขึ้น แถมได้พักผ่อนวันหยุดอย่างสบายใจ
บล็อกอีเมลจากผู้ส่งบางราย
ต่อให้ทาง Outlook จะพัฒนาการการป้องกันสแปมข้อความบางส่วนแล้ว แต่ก็ไม่สามารถทำได้ทั้งหมด เนื่องจากบางส่วนการปรับใช้ก็ยังไม่ดีพอ คุณสามารถบล็อกเมลขยะได้ โดยคลิก หน้าแรก> ตัวเลือกอีเมลขยะจากนั้นในหน้าต่างใหม่ที่เปิดขึ้นคุณสามารถระบุผู้ส่ง ที่คุณต้องการบล็อกว่าเป็นสแปม เท่านี้ข้อความเหล่านั้นก็จะไม่สามารถส่งมาหาคุณได้อีก
ใช้บันทึกด้วยคีย์ลัด ช่วยเตือนอย่างรวดเร็ว
กด Ctrl + Shift + N จากตรงไหนก็ได้ ในอินเทอร์เฟซ Outlook เพื่อสร้างบันทึกใหม่ที่สามารถลากและวางตำแหน่งใดก็ได้บนหน้าจอของคุณ เหมาะสำหรับงานด่วนที่มาอย่างกะทันหัน และไม่มีในปฏิทินของเรา
ปรับการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปเพื่อให้คุณได้รับแจ้งเฉพาะข้อความที่สำคัญที่สุด
หากการแจ้งเตือนปรากฏขึ้นทุกครั้งที่มีข้อความเข้ามาในกล่องจดหมายตลอดเวลา แน่นอนเวลาที่เราทำงานอยู่อาจทำให้เสียสมาธิได้ แต่จะปิดก็ไม่ได้ด้วยกลัวจะพลาดอีเมลสำคัญไป ดังนั้นให้ปิดการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อป ไปที่ ไฟล์> ตัวเลือก> ตัวเลือกเมลจากนั้น กำหนดให้แสดงเฉพาะการแจ้งเตือนสำหรับข้อความที่ส่งถึงคุณแค่ผู้ติดต่อบางราย เท่านี้ก็จะสามารถช่วยให้คุณมีสมาธิในการทำงานมากยิ่งขึ้น
ตัวช่วยที่ทำให้เราสามารถใช้งาน Microsoft Outlook ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นนั้นก็คือการเรียนรู้แป้นพิมพ์ลัดนั่นเอง เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้และเราควรที่จะรู้ไว้ เพราะสิ่งเหล่านี้ช่วยเบาภาระในการทำงานของเราได้เยอะจริงๆ Ctrl + R (ตอบกลับอีเมล), Alt + R (ตอบกลับทั้งหมด), Alt + W (ส่งต่ออีเมล), Alt + S (ส่งอีเมล) และ Ctrl + G (ไปที่ วันที่ในปฏิทินของคุณ)ซึ่งช่วยให้เราสามารถเช็คได้ว่าวันนี้มีอะไรที่สำคัญหรือมีการนัดหมายอะไรบ้าง ความรู้ที่เราแอบเก็บสั่งสมเกี่ยวกับแป้นพิมพ์ลัดจะช่วยประหยัดเวลาในการทำงานได้มากขึ้น แน่นอนว่ามีคีย์ลัดอีกมากมายที่เราควรรู้ แต่นี้เป็นแบบคราวๆสำหรับการใช้งาน Microsoft Outlook เท่านั้น หากสนใจเพิ่มเติมก็สามารถหาอ่านเองได้เลย
